Tietopyyntöjen tekeminen
Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Kalajoen kaupungille.
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Pääosin kaupungin asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
Asiarekisteri
Kalajoen kaupunki ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Tietoa asiarekisteristä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireille tulo- tai asiakirjan laatimispäivällä.
Pääasiallisena asiarekisterinä toimii Kalajoen kaupungin yhteinen asianhallintajärjestelmä. Tarkempaa tietoa asianhallintajärjestelmän sisällöstä ja rakenteesta saa kirjaamosta.
Toimi näin
Tietopyynnön voi tehdä sähköisesti tietopyyntölomakkeella Kunta-akkunassa tai pyytää Kirjaamosta tulostettu lomake. Kalajoen kaupungille osoitetun tietopyynnön voi toimittaa kirjaamoon.
Tietopyynnöstä on käytävä ilmi tietopyynnön sisältö, mahdolliset perustelut, yhteystiedot ja vastauksen toimitustapa. Asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan.
Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Jos kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.
Tietopyynnöt pyritään käsittelemään viivytyksettä, mutta viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Laajempiin hakuihin varataan 30 päivän käsittelyaika.
Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Kalajoen hallintosäännön mukaan toimivalta päättää asiakirjojen antamisesta on:
- Valtuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallintopäällikkö.
- Palvelujen hallussa olevia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee palveluvastaava.