Tietosuoja

Yksityisyys on tärkeä asia. Huolellinen ja lainmukainen henkilötietojen käsittely takaa sen, että yksityisyytesi on turvassa.

Viranomaiset saavat käsitellä kuntalaisten henkilötietoja lakisääteisten tehtävien hoitamisessa. Joissakin tapauksissa henkilötietojen käsittelyoikeus voi perustua myös sopimukseen tai sopimuksen valmisteluun, jossa olet osapuolena. Mikäli edellä mainitut perusteet puuttuvat, pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn.

Kerromme sinulle näillä tietosuojasivuillamme mitä henkilötiedot ovat ja miten käsittelemme henkilötietojasi. Kerromme myös, mitä oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi ja kuinka voit käyttää oikeuksiasi.

Tietosuojaperiaatteet

Kunnioitamme yksityisyyttäsi. Siksi käsittelemme henkilötietojasi huolellisesti ja lainmukaisesti. Tutustu yleisiin tietosuojaperiaatteisiin ja kuinka toteutamme niitä omassa toiminnassamme.

Yleiset tietosuojaperiaatteet >

käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
käyttötarkoitussidonnaisuus
tietojen minimointi
tietojen täsmällisyys
tietojen säilytyksen rajoittaminen
tietojen eheys ja luotettavuus
rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus

Kuinka toteutamme yleisiä tietosuojaperiaatteita >

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain sellaisiin käyttötarkoituksiin, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia toimittaessamme lakisääteisiä tehtäviämme.
Henkilötietojen täsmällisyys tarkistetaan kuntalaisten asioidessa viranomaisten kanssa.
Henkilötietorekistereiden vastuuhenkilöt on ohjeistettu tarkistamaan säännöllisesti, että henkilötietoja sisältäviä manuaalisia tai digitaalisia tiedostoja ei säilytetä ilman perusteltua syytä, vaan nämä hävitetään asianmukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä toimista ja tilanteesta raportoidaan säännöllisesti tietotilinpäätöksessä. Riski- ja vaikutusarviot tehdään aina, kun käyttöön otetaan uusia prosesseja tai teknologiaa, joissa käsitellään henkilötietoja.
Oikeutus henkilötietojen käsittelyyn perustuu joko toimialaan liittyvään lakiin, sopimukseen tai sopimuksen valmisteluun tai suostumukseen.

Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista voidaan tunnistaa henkilö välittömästi tai välillisesti. Yksilöiviä tietoja, jotka on helppo ymmärtää henkilötiedoiksi, ovat mm. nimi, sukunimi, osoite, henkilötunnus tai kuva. Kuitenkin esimerkiksi myös biologinen näyte, IP osoite tai auton rekisterinumero voidaan tulkita henkilötiedoksi eri tilanteissa.

Erityiset henkilötietoryhmät

Viranomaisille on säädetty erityislainsäädännöillä oikeus kerätä ja käsitellä myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, joita muutoin ei saa käsitellä ilman suostumusta. Näitä tietoja käsitellään erityisellä varovaisuudella.

Lue lisää erityisistä henkilötietoryhmistä >

Erityiset henkilötietoryhmät tarkoittavat arkaluontoisia tietoja, joita ovat:

rotuun tai etniseen alkuperään liittyvät tiedot
poliittinen mielipide
uskonnollinen vakaumus
ammattiliiton jäsenyys
geneettiset tai biometriset tiedot (sormenjälki, käden muoto jne)
seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen

Viranomaiset saavat käsitellä näitä tietoja rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeuksien tai velvollisuuksien noudattamiseksi sekä silloin, kun käsittely on tarpeen henkilöiden ja yhteiskunnan etua palvelevien tarkoitusten toteuttamiseksi eri toimialoilla. Erityisiä henkilötietoja voivat käsitellä myös ne säätiöt ja yhdistykset, joiden ydintoiminta edellyttää näiden tietojen käsittelyä. Nämä ja muut lailliset voittoa tavoittelemattomat yhteisöt eivät saa luovuttaa tietoja yhteisön ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta. Huomioi, että jos olet itse nimenomaisesti saattanut omia erityisiin tietoryhmiin kuuluvia tietojasi julkisiksi, muutkin kuin laissa määritellyt tahot saavat käsitellä näitä tietoja.

Mikä henkilörekisteri on? >

Henkilörekisteri joukko henkilöä yksilöiviä tietoja, jotka sijaitsevat eri hallintokuntien tietojärjestelmissä tai erilaisissa asiakirjoissa. Henkilörekistereitä syntyy eri käyttötarkoituksiin, kun kunta tai kaupunki palvelee kuntalaisia ja hoitaa tehtäviään.

Mistä saamme henkilötietosi? >

Tiedot rekistereihin saadaan joko väestörekisterikeskuksesta, toiselta viranomaiselta tai kuntalaiselta itseltään. Rekisterinpitäjä on kunta tai kaupunki ja rekistereiden yhteyshenkilö on yleensä eri hallintokuntien johtajat. Henkilörekistereitä koskevia tietopyyntöjä voi tehdä asiakaspalveluun, josta tietopyyntö ohjataan henkilörekisteristä vastuussa olevalle rekisterin yhteyshenkilölle.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötiedoille, joita käsittelemme, on aina laillinen peruste. Käsittelemme henkilötietoja tilanteissa, joissa palvelemme kuntalaisia joko lakisääteisissä tai vapaaehtoisissa palveluissamme, velvollisuutemme on suojella rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeitä etuja ja käytämme toimintaamme kuuluvaa muuta laillista julkista valtaa.

Käsittelemme henkilötietoja myös, jos olet itse antanut nimenomaisesti suostumuksen käsittelyyn. Molempien oikeusturvan takaamiseksi pyydämme suostumuksen aina kirjallisena.

Mitä henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan? >

Henkilötietojen

keräämistä, tallettamista ja arkistointia
käyttöä, muuttamista ja yhdistämistä
järjestämistä, siirtämistä ja luovuttamista
suojaamista
poistamista tai tuhoamista

Henkilötietojen luovutus, suojaus ja säilytys >

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Henkilötietoihin pääsevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin kyseisten tietojen käsittely kuuluu. Tietoja suojellaan teknisillä toimenpiteillä ja kouluttamalla työntekijöitä säännöllisesti toimimaan tietoturvallisesti. Asiakirjojen säilytysajat on määritelty lainsäädännössä. Asiakirjoja, jotka sisältävät henkilötietoja voidaan säilyttää joko pysyvästi tai laissa määrätyn ajan. Ellei laissa määrätä säilyttämisaikaa, asiakirjaa säilytetään sen aikaa, kun käyttötarkoitus edellyttää. Henkilötietoja koskevat asiakirjat ja materiaalit hävitetään turvallisesti tietoturvaohjeiden mukaan.

Mitä muuta henkilötietojen käsittelystä tulisi tietää? >

Toiminnassamme ei tehdä päätöksiä automaattisesti eikä henkilöitä profiloida tietojärjestelmistä saatujen tietojen perusteella. Päätöksentekoon osallistuu aina vastuullinen viranomainen, joka arvioi päätöksiin vaikuttavia asioita laaja-alaisesti.

Tunne oikeutesi

Henkilötietojen käsittelyn tulee olla läpinäkyvää ja sinulla on oikeus tietää, kuinka henkilötietojasi käsitellään. Kerromme, mitä muita oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi suhteen ja kuinka voit käyttää oikeuksiasi. Huomioi, että yleistä tietosuoja-asetusta (EU, 679/2016) ja Tietosuojalakia (1050/2018) sovelletaan yhdessä eri toimialojen erityislainsäädäntöjen kanssa ja tämä voi vaikuttaa rajoittavasti siihen, millä tavalla voit käyttää tietosuoja-asetuksessa lueteltuja oikeuksia.

Mistä saan tietää, mitä tietoja minusta on kerätty? >

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi. Toisin sanoin, sinulla on oikeus pyytää tiedot siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei. Sinulla on myös oikeus pyytää jäljennös omista henkilötiedoistasi. Voit tehdä asiasta kirjallisen tietopyynnön. Joihinkin käyttämiimme tietojärjestelmiin sinulla voi olla omat käyttäjätunnukset, jolloin voit itse hallita vähintäänkin yhteystietojasi.

Milloin saan ilmoituksen henkilötietojen käsittelystä? >

Sinulla on oikeus saada ilmoitus henkilötietojen käsittelystä silloin, jos olemme saaneet henkilötietoja toimijoilta, jotka eivät ole viranomaisia. Jos käsittelemme muilta toimijoilta saamiamme tietoja, ilmoitamme sinulle tietojen luovuttajan lähteen silloin, kun käsittelemme näitä tietoja ensimmäistä kertaa. Jos olet antanut itse tietosi meille tai tiedot on saatu toiselta viranomaiselta lainsäädäntöön perustuen, meidän ei tarvitse erikseen ilmoittaa sinulle tästä.

Miten saan oikaistua virheellisiä henkilötietojani? >

Sinulla on oikeus vaatia, että virheelliset henkilötietosi korjataan tai puutteelliset henkilötietosi täydennetään. Tee asiasta kirjallinen henkilötietojen oikaisupyyntö. Joihinkin käyttämiimme tietojärjestelmiin sinulla voi olla omat käyttäjätunnukset, jolloin voit itse hallita vähintään yhteystietojasi.

Voinko poistaa henkilötietojani rekisteristä? >

Rekisteröidyn oikeus poistaa henkilötietoja rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi) on rajallinen. Poisto-oikeutta ei sovelleta lakisääteisiin henkilötietorekistereihin, joita muodostuu kunnan lakisääteisten tehtävien suorittamisessa. Lakisääteisissä toiminnoissa syntyvistä henkilörekistereistä tietoja poistetaan sen mukaan, millaisia tietojen säilyttämisaikoja lainsäädäntö edellyttää. Poisto-oikeutta ei myöskään ole siinä tapauksessa, kun henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn tai toisen henkilön tärkeä etu.

Siirto-oikeus kuntien toiminnassa syntyvien henkilötietorekistereiden kohdalla on rajallinen. Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi siirtoa järjestelmästä toiseen sellaisista henkilötietorekistereistä, jotka ovat muodostuneet kunnan vapaaehtoisissa tehtävissä. Siirto-oikeutta ei kuitenkaan kunnassa sovelleta sellaisiin henkilötietoihin, joiden käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän tai julkisen vallan käyttämisessä.

Oikeus vastustaa käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia >

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä omaan henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen perustuen esimerkiksi silloin, jos epäilet, että henkilötietojesi käsittelyssä on käytetty automaatista päätöksentekoa tai profilointia. Viranomaistoiminnassa automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei käytetä.

Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta >

Sinulla on oikeus saada ilmoitus, mikäli kunnan tietojärjestelmiin kohdistuu tietoturvaloukkaus ja se todennäköisesti aiheuttaisi sinulle henkilötietoihisi liittyviä riskejä. Tällaisia riskejä voivat olla mm. omien henkilötietojesi valvontamahdollisuuden menettäminen, maksuvälinepetokseen tai muuhun henkilötietojen väärinkäyttöön liittyvä riski. Tällaisissa tilanteissa sinuun otetaan yhteyttä henkilökohtaisesti ja saat toimintaohjeet riskin pienentämiseksi.

Käytä oikeuksiasi

Jos tarvitset henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä tietoja tai haluat oikaista tietojasi, käytä akkuna.fi -sivuston kuntakohtaisia lomakkeita aiheilla tietopyyntö ja oikaisupyyntö.

Kunnan tietosuojavastaavan yhteystiedot www-sivulta

Jokaisella kunnalla on nimettynä tietosuojavastaava, joka auttaa, mikäli sinulla on kysyttävää oikeuksistasi tai epäilet, että henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi on loukattu.

Alavieskan kunta
Haapajärven kaupunki
Haapaveden kaupunki
Kalajoen kaupunki
Kärsämäen kunta
Muhoksen kunta
Nivalan kaupunki
Oulaisten kaupunki
Pyhäjoen kunta
Pyhäjärven kaupunki
Sievin kunta
Ylivieskan kaupunki