Tietopyyntöjen tekeminen
Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Kalajoen kaupungille.
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Pääosin kaupungin asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
Asiarekisteri
Kalajoen kaupunki ylläpitää asiarekisteriä vireillepannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Tietoa asiarekisteristä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireille tulo- tai asiakirjan laatimispäivällä.
Pääasiallisena asiarekisterinä toimii Kalajoen kaupungin yhteinen asianhallintajärjestelmä. Tarkempaa tietoa asianhallintajärjestelmän sisällöstä ja rakenteesta saa kirjaamosta.
Toimi näin
Tietopyynnön voi tehdä sähköisesti tietopyyntölomakkeella Kunta-akkunassa tai pyytää Kirjaamosta tulostettu lomake, jonka voi toimittaa kirjaamoon.
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Siitä on käytävä ilmi tietopyynnön sisältö, mahdolliset perustelut, yhteystiedot ja vastauksen toimitustapa. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan. Tietoa pyytäessäsi voit käyttää esimerkiksi seuraavia asiasanoja tai hakusanoja:
- asianumero
- asian tai asiakirjan nimi
- asiakirjan päivämäärä
- päätöspäivämäärä
- vireillepanija
- päätöksen nimi tai päätöksen kuvaustiedot
- päätöksen tekijä
- asiakirjan päivämäärä
- luottamuselin
- luottamushenkilön nimi
- sopimusosapuolet
- sopimuksen nimi
- sopimuksen solmimisajankohtatiedot
- kiinteistötunnus
- lupanumero
- henkilön nimi
- henkilötunnus
Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Jos kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.
Tietopyynnöt pyritään käsittelemään viivytyksettä, mutta viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Laajempiin hakuihin varataan 30 päivän käsittelyaika.
Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Kalajoen hallintosäännön mukaan toimivalta päättää asiakirjojen antamisesta on:
- Valtuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallintopäällikkö.
- Palvelujen hallussa olevia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee palveluvastaava.
Asiakirjojen ja tietojen antamisesta perittävät maksut (Kaupunginhallitus 18.8.2026 § 191)
1. Suullisesti, sähköpostitse tai kaupungin toimipisteessä luettavaksi annettavat tiedot
Tavanomainen asiakirjapyyntö
- Tavanomaiset asiakirjapyynnöt toimitetaan maksutta.
- Tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta peritään 60 euroa jokaiselta alkavalta tunnilta.
- 0,20 euroa/sivu.
- Sähköisen aineiston toimittamisesta tietovälineelle peritään tietovälinemaksu 7,00 euroa/tietoväline (esim. USB-muistitikku).
Rakennusvalvonnan sähköisen asiointipalvelun kautta ostettavista asia kirjoista peritään rakennusvalvonnan viranomaistehtävien maksut taksan mukaisesti.
4. Vähimmäislaskutus ja arvonlisävero
Tämän päätöksen perusteella pienin laskutettava summa on 20 euroa. Julkisuuslain perusteella perittäviin maksuihin ei sisälly arvonlisäveroa eikä niistä peritä arvonlisäveroa.
5. Lähetysmaksu
Asiakirjojen lähettämisestä postitse peritään 7 euron lähetysmaksu. Mikäli asiakirja on maksuton, ei lähetysmaksua peritä.
6. Asiakirjapyyntöjen määritelmät
Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja on kokonaan julkinen tai sen salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta. Asiakirjan on oltava yksilöitävissä ja löydettävissä kaupungin asiakirjajärjestelmästä käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.
Erityisiä toimenpiteitä vaativana asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirjan haku ei ole mahdollista edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Pyyntö katsotaan erityiseksi myös, jos salassa pidettävien tietojen tarkistaminen tai poistaminen asiakirjasta vaatii tavanomaista enemmän työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja.